Part of
business letter and style of business letter
Part of business letter
1. Letter Head (Kop surat)
Kop surat atau kepala surat adalah bagian teratas pada
sebuah lembaran surat. Kop surat biasanya terdiri dari nama, alamat, dan logo
dari pemilik surat yang bersangkutan. Biasanya logo diletakkan pada bagian
latar belakang surat.
2.
Reference/File number
(Referensi/Nomor file)
Referensi/Nomor File berguna untuk merujuk pada surat
sebelumnya yang terkait dengan surat yang dibuat pada saat ini. Meskipun hal
ini tidak diperlukan, menambahkan nomor referensi disarankan dalam banyak
kasus.
3. Date
of the letter
Tanggal pembuatan surat harus disebutkan dalam setiap surat.
Tanggal surat dapat dituliskan disisi kanan maupun kiri surat, tanggal tersebut
dapat ditulis dalam berbagai format. Contoh format penulisan tanggal adalah
bulan/hari/tahun, misalkan July 12, 2013.
4. Recepient’s Address (Alamat penerima
surat)
Bagian ini berisi nama penerima
surat, jabatan, dan nama perusahaan beserta alamatnya. Jika pembuat surat tidak
yakin atau tidak mengetahui nama penerima surat yang dituju, pembuat surat
dapat langsung menuliskan jabatannya, seperti “Director of Financial”.
5. Attention
Line
Attention
line digunakan untuk menunjukkan kepada siapa surat itu harus disampaikan,
attention line biasanya berisi nama penerima atau departemen tertentu yang akan
dituju.
6.
Salutation (Salam Pembuka)
Bagian
ini berisi cara penulis surat menyapa penerima surat secara formal. Contoh
salam pembuka yang biasa digunakan yaitu “Dear Sir”, “Gentlement”, “Dear Sir or
Madam”.
7.
Subject of The Letter (Perihal)
Perihal
membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat yang diterima,
misalnya Apology, Invitation, dan lain sebagainya. Subject of The Letter
(Perihal) merupakan bagian optional dari business letter, artinya kita bisa
mencantumkannya atau tidak.
8.
Body of The Letter (Isi surat)
Tubuh
surat/Isi surat merupakan tempat dimana penulis surat menuliskan hal yang ingin
disampaikan. Tubuh surat adalah bagian tengah surat, itulah sebabnya disebut
tubuh surat. Bagian ini memenuhi tujuan surat, seperti permintaan maaf, ucapan
selamat, penerimaan pesanan, keluhan, dan lain sebagainya. Isi surat sebaiknya
ditulis dengan efektif dan efisien.
9. Complimentary
Closing (optional)
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat
anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely
yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir
penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4
baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda
tangan.
10. Signature
Bagian ini adalah tanda tangan
penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru
11. Enclosures
Jika sebuah surat berisi dokument
atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah
lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumlah lampiran)”,
misalkan “Enclosure (6)”.
12. Postscript
Postscript terletak dua spasi di
bawah tanda tangan atau inisial referensi . Merupakan catatan singkat yang
ditambahkan ketika mengakhiri sebuah surat. Diletakan pada bagian kiri bawah
surat, sebelum bagian CC. Contoh :
- P. S. Duis autem vel eum iriure
dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illume u
feuqiat nulla facilisis.
13. Carbon Copy
Natation ( Tembusan Surat )
Bagian ini digunakan untuk
menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan
kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah
surat.
Contoh business letter
MALINDO
CORPORATION
1024
Jl. Jend. Soedirman
Bandung
40183 – West Java
INDONESIA
Phone
617-256 Cable : Malinco
Ref.
LM/DY 23rd
July, 2013
Miyoshi Trading Company
024-17 Homura Chome
Ichigawa-Tokyo
Japan
Dear Sirs,
MIYOSHI ELECTRIC KEY
TELEPHONE
We are interested in your Key
Telephone advertised in Kompas a few days ago. Would you please send us your
full details and prices of all Miyoshi products you hold in stock, also details
of trade discount and terms of payment.
If you can quote us your competitive
prices, we may place our substantial order with you soon.
We
look forward to receiving your early reply.
Yours
faithfully,
FOR
MIYOSHI CORPORATION
Lucy Mamora
Chief buyer
Style
of business letter
1. Full Block Style(Block Format)
Pada
penulisan Full Block style : Business letter biasanya berada pada rata kiri
seperti letter head, date, inside address, subject, salutation, body of letter,
complementary close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada
di posisi rata kiri.
177
Atlantic Avenue
Boston,
Massachusetts 02140
May
04, 2013
Director
of Admissions
Harvard
University
Cambridge,
Massachusots 02138
Dear
Sir,
I
am interested in attending Harvard University to study business. Please send me
the appropriate application forms and any information you have about the
undergraduate business program. I will also need to know the necessary
information about TOEFL, requirements because English is not my native
language. I look forward to hearing from you .
Sincerely,
Hasan
Halkali
Hasan
Halkali
2. Contoh Business Letter (Modified
Block Format)
Blok dimodifikasi: format ini memiliki
bagian-bagian yang tidak diimbangin. teks sejajar di sisi kiri atas. Hanya
alamat penulisan, tanggal (di layout rata kiri)
dan surat penutupan bergeser ke tengah atau samping kanan kertas.
143 W. Mulberry Street
Dermott, AR 71638-1200
December 7, 2009
Mr. Alex P. Perkla
Homemade Construction
571 S. Pecan Street
Dermott, AR 71638-2225
Dear Mr. Perkla
Thank you for helping to make this year’s Friends and Neighbors
Dinner a success.
The tables and benches your crews built, delivered, and set up
were
put to good use. Meals were enjoyed by 376 people who might
otherwise have spent their holiday alone and hungry.
Homemade Construction has a positive reputation in the
community. That reputation is well deserved.
Sincerely
Chuck L. Fosgate, Chair
Friends and Neighbors
Dinner
Enclosures
3. Contoh Business Letter (Semi-block
Format)
Semi-Blok fromat : Dalam format ini,
teks sejajar kiri dan semua paragraf dalam surat itu adalah indentasi Format bentuk pada
surat ini pada letter head, date, complementary close, dan signature berada di
posisi rata kanan. Di layout tdk
rata kanan,tp bs dibilangg rata tengah. Bagian
lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter,
maupun enclosure jika terdapatnya lampiran surat, berada pada posisi rata kiri.
177 Atlantic Avenue
Boston, Massachusetts 02140
May 04, 2013
Director
of Admissions
Harvard
University
Cambridge,
Massachusots 02138
Dear
Sir,
I am interested in attending Harvard
University to study business. Please send me the appropriate application forms
and any information you have about the undergraduate business program.
I will also need to know the
necessary information about TOEFL, requirements because English is not my
native language. I look forward to hearing from you .
Sincerely,
Hasan Halkali
Hasan Halkali
4. Business Latter Simplified Style
FRIENDS AND NEIGHBORS
516 W. Iowa Street
Dermott, AR 71638-2039
(870) 555-0183
December 7, 2013
Mr. Alex P. Perkla
Homemade Construction
571 S. Pecan Street
Dermott, AR 71638-2225
Holiday Gratitude
Thank you for helping to make this year’s
Friends and Neighbors Dinner a
success.
The tables and benches your crews built,
delivered, and set up were put to
good use. Meals were enjoyed by 376 people who
might otherwise have spent
their holiday alone and hungry.
Homemade Construction has a positive reputation
in the community. That
reputation is well deserved.
Chuck L. Fosgate, Chair
vu
Enclosures
http://www.belajarbahasainggris.us/2011/11/sample-of-business-letter.html
